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オフィスの新規開設や移転というのは、頻繁にするものではありません。
つまり、ほとんどのお客様がこうした手続きや作業について詳しくないのは当然です。
ビルナビではこうしたお客様のためのサポート体制を完備しております。
ここでは、お客様のあらゆる不安を解消していただくため、
お役に立つ情報をご提供いたします。
ビルナビで検索できる物件情報には、専門用語も登場します。
よく見る用語であっても、おさらいの意味も込めて解説いたします。
面積
「専有面積」と「共用面積」という表記があります。
専有面積はオフィスとして利用できるスペースを、共用面積は廊下やトイレなどの共用部を指しています。
賃料
月々必要となる物件の使用料金で、賃貸アパートにおける家賃に相当します。実際には賃料以外に共益費や契約時には預託金（保証金・敷金・礼金）等が必要となります。
一般的に、賃料は税別表記になっておりますので、ご確認ください。
間取り
どんな形の物件なのか、トイレの位置はどこか、といった情報を図面化して見やすくしたものです。しかし、図面で見るのと実際に見るのとではかなりイメージが異なりますので、気になる物件があったら内覧されることをお勧めします。
お客様ご自身で間取りについて判断するのが難しい場合には、ビルナビの専門スタッフがお客様のご要望に合う物件かというアドバイスや提案もいたします。
さらに、オフィスでは重要な電源の位置、空調機器の設置場所、柱や梁の位置などについては図面に出ていないことが多いので、こちらは内覧および詳細図面でのご確認となります。
設備
その物件にすでに備えられている各種機器のことです。注意したいのは、設備欄に記載がないからといって設置できないという意味ではありません。
足りないものは後で設置すれば解決できます。また、一部の物件では性能が確約できない、状況を把握できていないなどの理由で記載していないこともあります。
預託金（保証金・敷金・礼金）は、賃料の10ヶ月から12ヶ月分くらいが多く提示されていますが、
稀に6ヶ月以下の預託金（保証金・敷金・礼金）でOKという物件もあり、こうしたお金にまつわる条件というのは、
お客様だけでなくオーナー様にとっても重要な問題であるため、交渉や相談はしっかりと行うことが大切です。
応相談物件について
賃料欄等に「応相談」と記載されている物件は、オーナー様側の事情やご希望により、金額を公開していない物件という意味です。
「相談に応じる」という直接的な意味ではありません。
こうした物件についての具体的な金額はビルナビにお問い合わせください。
条件交渉について
「気になる物件がある。すでに提示されている条件よりも値下げしてもらえれば前向きに検討したい」という場合、ビルナビがオーナー様と交渉いたします。
ただし、一方的に要望するだけでは、調整もまとまりにくいものです。
そこで、明確な材料を設けて交渉をするのが効果的です。
例えば「以前のビルに長期間入居していた」という事実を伝えて信用を得るという方法や、「交渉に応じてもらえれば、すぐに入居する」などの具体的な条件を提示すれば、オーナー様も調整に応じてくれる可能性が高くなります。
ビルナビは少しでもお客様のご要望に近づけられるよう、アピール材料をしっかりとオーナー様にお伝えします。
オフィスで働く人の数に応じて面積を決めるのが一般的ですが、おおまかな目安としては1人あたり2~3坪くらいとされています。
せっかくのオフィスがすぐに手狭になり、移転を余儀なくされるという話も耳にしますので、適正な面積の考え方を押さえておきましょう。
業種、職種によるオフィス面積の決め方
| 業種、職種などによる特徴 | 目安となる面積（受付、会議室も含みます） |
|---|---|
| 社内でのデスクワークが多く、常にデスクの数と同じだけの人数がいるオフィス | 1人あたり3坪 |
| 営業マンが多く、デスクにいる人数が多くないオフィス | 1人あたり2~2.5坪 |
追加して必要となる面積の決め方
- 人数が増える可能性がある場合は、増える予定の人数分の面積も前もって確保しておきましょう。
一時的に派遣スタッフが来るような場合は、特にそのスペースを忘れないようにしましょう。 - 会議室や応接室を充実させたい場合は、こうしたスペースも考慮に入れます。
- 開発部門などがある場合、使用する機器類が意外と多くのスペースを取ることがあります。
こういった機器類の面積も考慮に入れたいところです。
その他に注意したいこと
- 必要な面積を満たしているにもかかわらず、柱の位置が悪いために満足なオフィスレイアウトができないという事例があります。柱は意外と存在感があるので、事前に位置をご確認ください。
- 契約面積に占める専有面積の比率に注目しましょう。共有面積が多く含まれていて、必要な専有面積が確保できなかったという事例も少なくありません。
ビルナビではこうした注意点についてもきめ細かくご説明した上で、
ご希望のオフィスレイアウト図面をご提案し、最適な物件をご紹介いたします。
オフィス内部はもちろんのこと、オフィスの外側にある建物の各所にもチェックポイントはたくさんあります。
ここでは、ビルナビが特に注目していただきたいポイントをご紹介します。
建物の外観、玄関、エレベーター
お客様の業種によっては、外部からの来客が多くなることもあります。
お越しになる方に与えるイメージを考え、オフィス外のデザインや清潔感など、第一印象にもこだわりたいものです。
1階部分にあるテナント案内板や郵便受けなどの細かい部分のチェックもお勧めします。
トイレと流し
トイレや流しなどの水回り部分は、契約面積に含まれているのか、また、共用として扱われているのかなどをしっかりと確認しましょう。これは賃料の問題だけでなく、清掃や備品交換などの管理は誰がするのか、その費用負担はどうなっているのかという点にも関係があるからです。
また、トイレと流しについては来客の方への配慮も当然ですが、女性社員の意見も重要です。特にトイレが男女別なのか、和式なのか洋式なのかなどは、共有スペースの環境に敏感な女性の意見を反映するのも大切です。
また、流しはお茶出しなどで女性社員が使うことも多いので、使い勝手や衛生管理などについてもしっかりチェックしましょう。
空調と換気
オフィス内を常に快適な状態に保つことは、業務の効率やモチベーションにも大きく影響します。
今ではほとんどの貸ビルに空調設備がついているので、空調設備の有無というよりは、それが電気式かガス式かといった部分をチェックするとよいでしょう。
また、空冷式か水冷式、集中式か個別式か、床置式か天井取付式か…と、実に多くのパターンがあるので、そのビルに設置されている設備について、あらかじめ把握しておくことが大切です。
また、貸ビルによっては利用時間に制限を設けていることがあります。
業種や勤務時間との兼ね合いで、不便が生じることはないかチェックしましょう。
空調と同様に重要なのが、換気です。強制的に換気を行う設備が取り付けられているビルであればその詳細を、取り付けられていないビルであれば窓を使ってしっかり換気ができるかどうかをチェックします。
文字通り「風通しの良いオフィス」では、業務の効率も向上します。
セキュリティ
セキュリティは、防犯だけでなく、万が一の火災発生時に生命と財産を守る役割も担っています。
避難経路がどのように確保されているか、さらに他のテナントの構成なども知っておくと理想的です。
また、最近ではビル荒らしなどの盗難事件も各地で頻発していますので、不審者に対する警備体制もチェックしましょう。
貸ビルをお探しのお客様の多くは、現在お使いのオフィスからの移転を前提とされています。
ここでは、オフィス移転時に想定されるトラブルを未然に防ぐためのポイントを解説いたします。
解約予告
現在お使いのオフィスから移転する場合、旧オフィスの契約は終了することになります。
解約についてのルールは契約書に記載されていますので、その方法に従って解約の通知をします。
解約予告は3ヶ月~6ヶ月前が一般的です。
ほとんどの場合、一定の期間をおいて事前に通知すれば問題ないことになっています。
移転のお知らせ
お取引先に対して、移転のお知らせをする必要があります。
この時に新しいオフィスの地図をつけるという配慮もしたいものです。
移転の案内は、はがきや封書で行うことが多いと思いますので、印刷の手配は早めに済ませておくとよいでしょう。
郵便局に移転はがきを提出
新しいオフィスのご案内を出しても、間違って旧オフィスに郵便物が発送されることがあります。
こうした状況に備えるため、郵便局に「移転はがき」を提出しておくと便利です。
移転はがきを提出しておくことで、間違って届いた旧オフィスへの郵便物も、自動的に新オフィスに届けてくれるようになります。
なお、移転はがきの有効期間は1年間です。
その1年間のうちに間違って旧オフィスに届いた郵便物の差出人に対して新オフィスのご案内をしておけばOKです。
電話の変更手続き
近隣への移転であれば、電話番号が変わらないケースが多く、その場合手続きの必要はありません。ただ、そうでない場合は電話番号が変わることになるので、新オフィスで電話契約をする必要があります。NTTであれば電話局へ、それ以外の通信会社を利用する場合はインターネットなどで調べて早めに手続きをしましょう。 なお、NTTであれば、6ヶ月間無料で電話移転の案内をしてくれます。これは、旧オフィスの電話番号にかけ、音声案内で新しい電話番号を知らせてくれるサービスです。
官公庁の諸手続き
- 法務局
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本社移転の場合は定款変更が必要となるため、変更の登記をします。
それ以外の場合では提出する書類も変わりますので、基本的には移転前の地域を所管している法務局に問い合わせるのが無難です。 - 税務署
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移転の登記を済ませたら、税務署において納税地移転の届出書、給与支払い事務所移転の届出を提出します。
これらの書類作成方法などについては税務署に問い合わせれば教えてもらえます。
また、地方税務署に対しては移転前と移転先それぞれの税務署において、事業所の移転を知らせる届出が必要になります。これらの手続きにより、オフィスとともに課税の本拠地も移転します。 - 社会保険庁
- 移転前の地域を所管している社会保険事務所に、移転手続き書類を登記簿謄本とともに提出します。
- 労働基準監督署
- 移転先の地域を所管している労働基準監督署に、移転手続き書類と就業規則を提出します。
- 公共職業安定所
- 移転前、もしくは移転先のどちらか一方を所管している公共職業安定所に、移転手続き書類を提出します。
引越し
オフィスの移転には書類上の手続きなどがたくさんありますが、何と言ってもオフィスを実際に移転する引越しが最も大きな作業であることは言うまでもありません。オフィス移転を強みとしている引越し業者や運送会社などがありますので、そうした業者に依頼するのが最も無難です。
家庭の引越しとは違って、ちょっとした破損が甚大な被害につながりやすい機器類も少なくないため、作業を担当する責任者とそのあたりの注意点などをしっかりと打ち合わせておくのがベストです。
また、オフィスの引越しは時間をあまりかけられないという事情もあります。移転先ですぐに業務を再開できるようにするための段取りを決めておくことも重要です。
不用品の回収
オフィス移転に伴って発生するゴミについては、以前よりも処分が難しくなっています。
特に粗大ゴミなどについては、専門の業者に依頼することになります。
不用品回収の専門業者に依頼すれば比較的安価に処分することができるので、早めに連絡をしておくとよいでしょう。
